Dans le contexte actuel de la pandémie COVID-19, nous avons tous dû nous adapter à une nouvelle réalité et respecter les mesures de distanciation sociale. Il a fallu trouver de nouvelles façons de se rapprocher et de communiquer avec nos amis et nos proches. Nous avons tous participé à des vidéos-conférences pour le travail ou l’école, mais c’est la première fois que nous célébrons virtuellement des anniversaires, des happy hours, des baby showers ou d’autres étapes importantes de nos vies.

Plus que jamais, les gens et les entreprises se tournent vers les partys virtuels pour s’amuser et rendre leurs routines plus excitantes. Si vous envisagez d’organiser un party en ligne et que vous ne savez pas par où commencer, voici une liste de conseils de tout ce que vous devriez savoir pour organiser un party virtuel réussi. 

 Qu’est-ce qu’un party virtuel?

Un party virtuel est un rassemblement en ligne d’amis, de collègues ou de membres d’une famille qui font la fête ou passent du temps physiquement loin de l’autre, mais virtuellement ensemble, à l’aide d’une plateforme de vidéo-conférence. Ces rencontres numériques sont une nouvelle façon de se rapprocher les uns avec les autres, quelle que soit la distance qui les sépare. Organiser une fête virtuelle peut être tout aussi réconfortant et amusant qu’un événement en personne, il vous suffit de déterminer quelle plateforme utiliser, d’être créatif et de passer un bon moment.

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Conseils pour organiser un party virtuel

Tout le monde peut organiser un party virtuel, mais pour qu’il soit réussi, il exige beaucoup de travail et de planification. Voici une « checklist » à suivre pour organiser votre prochain party en ligne.

1. Préparez une liste d’invités

Faites une liste d’invités réfléchie, le nombre de personnes présentes peut faire la différence entre la réussite et l’échec de votre événement virtuel. Inviter trop de personnes peut rendre votre visio-conférence un peu trop encombrée et ennuyante. Si vous prévoyez avoir une conversation, 8 à 10 invités est le chiffre parfait. Si vous organisez une fête d’anniversaire, 20 est le bon nombre. Si vous êtes quelqu’un avec beaucoup d’amis et que vous ne voulez pas oublier personne, augmentez le nombre d’invités et choisissez la bonne plateforme.

2. Planifiez une heure

Un mauvais timing peut entraîner une diminution du taux de présence. Il est donc préférable de choisir une heure qui convient à tous vos invités. Pensez à l’âge de vos invités (jeunes, adultes, aînés) et à leur situation géographique. Les jeunes et les adultes ont généralement une idée différente de l’heure à laquelle la fête doit commencer, vous pouvez faire un compromis entre les deux périodes de temps préférées par les deux groupes.

En ce qui concerne la durée de la fête, deux à trois heures sont généralement suffisantes. Cela devrait vous suffire pour vous installer, célébrer et profiter de vos proches. De plus, à moins que vous ne prévoyiez manger ensemble, il est préférable d’éviter les heures de repas.

3. Choisissez la plateforme appropriée

Lorsque vous choisissez une plateforme vidéo, vous devez tenir compte de certains détails importants tels que le nombre d’invités et les personnes peu technophiles que vous avez sur votre liste d’invités. Certains d’entre eux auront besoin d’une assistance supplémentaire, alors essayez de choisir une plateforme simple qui convient à vos participants, à vos besoins et peut accueillir tous vos invités dans les limites de votre budget.

4. Envoyez une invitation à vos invités

Pour le rendre plus officiel, envoyez une invitation à vos invités avec le lien vers la conférence vidéo (via Zoom ou Google Hangouts, par exemple). L’invitation n’a pas besoin d’être sophistiquée, un simple e-mail contenant toutes les informations pertinentes suffit. Vous pouvez indiquer l’heure de début et de fin du party et fournir des conseils sur la façon d’utiliser la plateforme pour vous assurer que tout le monde soit prêt à l’heure.

5. Choisissez un thème

Si vous optez pour une soirée décontractée, vous n’avez pas besoin de créer un thème. Cependant, vous devez savoir que l’ajout d’un thème à votre fête virtuelle rendra vos invités plus enthousiastes à l’idée d’y assister. Essayez de trouver quelque chose de commun entre vos convives (une chanson qu’ils aiment, un film, une personnalité publique, etc.) et choisissez-le comme thème ou demandez-leur simplement de se déguiser.

6. Planifiez une activité

En fonction de votre budget, de l’heure, du type d’événement en ligne et du nombre de participants, préparez une liste d’activités que vous pouvez faire ensemble. Si vous organisez une fête d’anniversaire pour enfants, vous pouvez engager un magicien ou un musicien. Ils offrent des services à l’heure sur différentes plateformes vidéo.

Si vous avez un public plus âgé, vous pouvez choisir des activités telles que regarder un film ensemble. Il existe une extension Google Chrome appelée Netflix Party, grâce à laquelle vous pouvez regarder un film ensemble en ligne. Vous pouvez également opter pour une soirée karaoké et chanter sur YouTube. Les activités sont comme un brise-glace, elles aident à changer l’humeur et font en sorte que les gens se sentent plus à l’aise.

7. Planifiez une séance d’ouverture de cadeaux

Si vous organisez une fête d’anniversaire virtuelle ou une fête prénatale virtuelle, vous pouvez demander à vos invités d’envoyer les cadeaux par la poste ou de les déposer à une distance sécuritaire de la maison de l’invité d’honneur avant l’événement afin qu’il/elle puisse ouvrir ses cadeaux devant tout le monde pendant la vidéo-conférence.

 Idées d’activités pour un party virtuel

Que vous recherchiez des activités pour les soirées de jeux ou que vous souhaitiez garder le calme en regardant un film ensemble, notre liste de jeux et d’activités virtuels convient à tous les âges.

  • Charades ou Pictionary : Vous pouvez toujours jouer à des jeux de société classiques comme Charades et Pictionary même sans être dans la même pièce. Vous pouvez préparer les thèmes à l’avance pour ne pas perdre de temps pendant le party, ou vous pouvez essayer les versions intégrées de l’application Houseparty.
  • Soirée Netflix : Comme mentionné, cette plateforme vous permet de regarder vos émissions et vos films préférés avec vos amis et votre famille. Vous pouvez choisir quelque chose à regarder ensemble et discuter simultanément sur le chat de groupe sans interrompre le film que vous regardez.
  • Jeux de société virtuels : Les jeux de société virtuels sont parfaits pour un moment de plaisir virtuel. Il existe plusieurs sites et applications avec accès à un tas de jeux de société multijoueurs en ligne comme le Scrabble, Monopoly ou Risk.
  • Karaoké : Vous pouvez chanter et jouer avec vos amis et votre famille grâce à la panoplie de vidéos de karaoké disponibles sur YouTube. Vous pouvez trouver des vidéos instrumentaux de style karaoké de toutes vos chansons préférées. Pour rendre le tout plus amusant, vous pouvez faire voter vos amis après chaque chanson.
  • Soirée dansante : Vous pouvez choisir un thème et créer une playlist basée sur ce thème (danse disco ou un retour des plus grands succès des années 90). Une soirée dansante peut être un brise-glace et un bon moyen d’aider à évacuer le stress de la vie quotidienne.
  • Soirée Trivia : Il existe plusieurs façons de jouer à des jeux-questionnaires. Vous pouvez créer vos propres anecdotes thématiques, en créant des questions sur une série ou un film que vous appréciez. Vous pouvez également inclure des blagues et des faits personnels.

Quelle plate-forme choisir pour organiser un party virtuel?

Lorsque vous choisissez une plateforme, il y a des fonctionnalités que vous devez prendre en compte comme la qualité vidéo, la limite de temps, la limite de personnes, les toiles de fond personnalisées, etc. Voici une liste des plateformes les plus utilisées pour les rassemblements virtuels .

Zoom

Zoom est l’application incontournable pour tout type de rassemblement virtuel, en particulier pendant la pandémie. À la base, Zoom était un espace pour accueillir des réunions virtuelles, mais l’application a maintenant plusieurs fonctionnalités. Cette plateforme permet de parler facilement avec plusieurs personnes à la fois. Elle possède des fonctionnalités intéressantes telles que l’ajout de toiles de fond personnalisées que vous pouvez utiliser pour le thème de votre party. La suite gratuite de Zoom n’autorise que 100 participants pendant un maximum de 40 minutes. Vous devez envisager la version premium si vous avez besoin de plus de temps.

Skype

Skype est une plateforme vidéo qui peut être utilisée sur plusieurs appareils, des téléphones aux Xbox. Le nombre limite est de 50 personnes dans un seul chat vidéo. Le système gratuit de Skype peut boguer et se déconnecter, mais c’est l’un des moyens les plus simples d’organiser une vidéoconférence, car vous n’avez pas besoin d’installer le logiciel pour rejoindre ou organiser des événements virtuels. Skype n’est pas le choix évident, mais il peut faire le travail.

Messenger Rooms

Messenger Rooms est un outil pour les hangouts virtuels qui rassemble jusqu’à 50 personnes et permet à vos amis de se joindre à l’événement quand ils le souhaitent. Ceci n’est pas idéal si vous avez une liste d’invités spécifique. Cependant, une fois que tous vos invités ont rejoint la visioconférence, vous pouvez rendre l’événement privé. Contrairement à Zoom, Messenger Rooms n’impose pas de limite de temps pour les réunions.

Google Meet

Pendant la pandémie COVID-19, Google Meet (anciennement connu sous le nom de Google Hangouts) a pris les choses en main et permet maintenant d’organiser des partys virtuels de 250 invités au lieu de 25. Cette application vous permet de partager des photos, des vidéos, emojis et GIF animés. Vous pouvez même l’utiliser pour jouer à des jeux Jackbox.

Netflix Party

Netflix Party est une extension Chrome qui vous permet de synchroniser votre film ou émission de télévision avec vos amis. Il comprend également une fonction de discussion en groupe où vous pouvez parler et partager des commentaires sans interrompre le film. Pour pouvoir utiliser Netflix Party en groupe, une seule personne doit installer l’extension. La configuration est donc très simple.

Besoin d’aide pour organiser un party virtuel?

L’embauche d’un planificateur d’événements virtuel vous facilitera certainement la tâche. L’un des plus grands avantages de l’aide d’une équipe de professionnels est qu’elle gère tout le processus de création et la logistique. Souvent, les entreprises n’ont pas le temps, l’équipement ou l’expertise nécessaires pour produire un événement en ligne réussi. 
Coeuralouvrage.com offre des services virtuels (team building, entraînement en ligne, etc.) pour les entreprises afin de vous aider à renforcer les liens entre vos employés. Nous organisons des soirées de bureau virtuelles, des entrainements en ligne et des pauses actives virtuelles. Notre objectif est de vous aider à traverser ces périodes de travail à distance forcé et de distanciation sociale dans le confort de votre maison.

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